PENGEMBANGAN BASIS DATA PROGRAM KELUARGA BERENCANA

TINGKAT PUSKESMAS

The Development of Data base Model Comprehensive Emergency Neonatal

and Obstetric Service

Sujud Mardi Raharja1, Santi Martini2

1 2 Departemen Epidemiologi FKM UA
Email : sujudraharja@gmail.com

Abstract

Family planning (FP) is a program that can reduce the rate of infant and maternal mortality.
The purpose of this study was to develop a database model for family planning programs in
Primary Health Care (Puskesmas). The scope of the data base development includes the
service planning program at Puskesmas working area. This type of research was an action
research. Subjects in this study were the management of family planning programs in the
province, district, health centers and family planning implementer program in the village.
The result of analysis system for recording and reporting of family planning programs in
Puskesmas were found some problems: unstandardized format registers, duplicate records,
manual storage of data, unautomated processing of the reports, and limited produced of
information. The result of this study was a prototype of database family planning programs
in the health center based on the information needs of managers of family planning
programs. The developed database program for family planning at the health center can be
generated based on the information needed by family planning programs managers
therefore it can be utilized to monitor and evaluate the performance of the family planning
program in the health center.

Keywords: database, family planning, recording and reporting system

Abstrak

Keluarga berencana (KB) adalah program yang dapat mengurangi tingkat kematian ibu
dan bayi. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengembangkan model basis data program
KB di Puskesmas. Ruang lingkup pengembangan basis data program KB meliputi
pelayanan program KB diwilayah kerja Puskesmas. Jenis penelitian ini adalah Action
Research. Subjek pada penelitian ini yaitu pengelola programKB di Provinsi, Kabupaten,
Puskesmas dan pelaksana program KB di desa. Analisis sistem pencatatan dan pelaporan
program KB di Puskesmas ditemukan beberapa masalah yaitu format register yang tidak
seragam, duplikasi pencatatan, penyimpanan data yang masih manual, pengolahan
laporan yang belum otomatisasi serta informasi yang dihasilkan masih terbatas. Hasil
penelitian ini yaitu prototype Basis Data program KB di Puskesmas berdasarkan
kebutuhan informasi pengelola program KB. Basis data program KB di Puskesmas yang
dikembangkan dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh pengelola dan
pelaksana program KB sehingga dapat dimanfaatkan guna monitoring dan evaluasi kinerja
program KB di Puskesmas.

Kata kunci : basis data, keluarga berencana, sistem pencatatan dan pelaporan

1. Sujud Mardi Raharja adalah Departemen Epidemiologi Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas
Airlangga
2. Santi Martini adalah Departemen Epidemiologi Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Airlangga

1
2 Jurnal IKESMA Volume 11 Nomor 1 Maret 2015

PENDAHULUAN (kurang dari 2 tahun) dan kehamilan

pada usia terlalu tua merupakan faktor
Program kesehatan ibu risiko pada ibu hamil (Rochjati, 1976
merupakan salah satu program yang dalam Rochjati,1990). Adanya 4T pada
menjadi tujuan pembangunan kesehatan ibu hamil akan meningkatkan risiko
di Indonesia.Indikator utama yang terjadi perdarahan dan
digunakan untuk mengukur kinerja preeklampsia/eklampsia (PE/E).
program kesehatan ibu antara lain Perdarahan merupakan
adalah angka kematian ibu (AKI) per 100 penyebab kematian ibu sebesar 21,81 %
ribu kelahiran hidup, proporsi kelahiran sedangkan PE/E merupakan penyebab
yang ditolong oleh tenaga kesehatan kematian ibu sebesar 36,29 % (Dinas
terlatih, angka pemakaian kontrasepsi Kesehatan Provinsi Jawa Timur, 2013).
(KB aktif) cara modern pada wanita usia Raharja (2013) menyatakan bahwa Pada
15-49 tahun, angka kelahiran pada kasus kematian ibu tahun 2012 di
remaja (per 1000 perempuan usia 15-49 provinsi Jawa Timur, usia dibawah 20
tahun), cakupan pelayanan antenatal (K1 tahun berisiko 1,16 kali meninggal
dan K4) dan unmet need KB karena preeklampsia/eklampsia
(Kementerian PPN/Bappenas, BPS, dibandingkan usia diatas 20 tahun,
2011). sedangkan usia diatas 35 tahun risiko
Program Keluarga Berencana kematian karena preeklampsia/
merupakan salah satu strategi untuk eklampsia sebesar 1,12 kali
mengurangikematian ibu khususnya ibu dibandingkan dengan usia dibawah 35
dengan kondisi terlalu muda untuk tahun, sementara usia 20–35 tahun
melahirkan (di bawah usia 20tahun), risiko kematian karena preeklampsia/
terlalu sering melahirkan, terlalu dekat eklampsia sebesar 0,87 kali
jarak melahirkan, dan terlalu tua dibandingkan kelompok usia diluar 20 –
melahirkan (diatas usia 35 tahun) atau 35 tahun (Raharja, 2013). Sehingga usia
lebih dikenal dengan istilah 4T ideal untuk hamil (20 – 35 tahun)
(Kemenkes, 2014). Menurut penelitian mempunyai efek pencegahan meninggal
telah diketahui bahwa umur reproduksi karena preeklampsia/eklampsia. Data
sehat pada seorang wanita berkisar Laporan Kematian Ibu (LKI) di Provinsi
antara 20-30 tahun, artinya bahwa Jawa Timur tahun 2012 – 2014
melahirkan setelah umur 20 tahun jarak menunjukkan bahwa proporsi kematian
persalinan sebaiknya 2-3 tahun dan ibu dengan 4T pada kasus kematian ibu
berhenti melahirkan setelah umur 30 di Provinsi Jawa Timur menunjukkan
tahun. Berarti anak cukup 2-3 orang. kecenderungan yang terus meningkat
Telah dibuktikan bahwa kelahiran ke seperti pada gambar 1.
empat dan seterusnya akan
meningkatkan kematian ibu dan janin
(Roeshadi,2004).Kehamilan pada usia
terlalu muda, jumlah anak yang terlalu
banyak (lebih dari 3 anak), jarak
kelahiran anak yang terlalu dekat
 Sujud Mardi Raharja : Pengembangan Basis Data Program Keluarga ….. 3

Gambar 1. Tren Kematian Ibu dengan 4T di Provinsi Jawa Timur Tahun 2012-2014
(Sumber: Analisa Lanjut LKI 2012-2014 Dinkes Prov Jatim).
Gambar 1 menunjukkan bahwa dengan kabupaten di sekitarnya Angka
proporsi kematian ibu dengan 4T usia perkawinan di bawah 17 tahun di
meningkat dari 19,93 % pada tahun Kabupaten Tulungagung sebesar 21,66
2012 menjadi 38,45 % pada tahun 2014. %, Kabupaten Blitar sebesar 20,66 %,
Salah satu indikator cakupan Kabupaten Kediri 16,48 % dan
program KB adalah Pasangan Usia Subur Kabupaten Trenggalek 23,83 % % (BPS
(PUS) dengan 4T ber KB. Tahun 2010 Prov Jatim & Bappeda Prov Jatim,
angka kelahiran pada perempuan usia 2014).Usia perkawinan di bawah 17
15-19 tahun sebesar 34,1 sedangkan tahun merupakan potensi terjadinya
pada tahun 2012 sebesar 34,6 % (BPS kehamilan pada usia yang terlalu muda
Prov Jatim & Bappeda Prov Jatim, 2014). dan diperlukan program KB untuk
Perempuan usia 15-19 tahun merupakan menunda kehamilan.
kelompok yang termasuk dalam kategori Studi pendahuluan Sistem
4T dalam program KB yaitu kelompok pencatatan dan pelaporan berbasis
terlalu muda untuk hamil. Peningkatan komputer di Kabupaten Tulungagung
angka kelahiran pada kelompok ini terdapat file yang digunakan untuk
berpotensi untuk mempengaruhi merekam data hasil pendataan PUS di
kejadian kematian ibu. tingkat desa (gambar 2)dan file yang
Kabupaten Tulungagung digunakan untuk merekam hasil
merupakan kabupaten di Jawa Timur pelayanan program KB (gambar 3).
yang angka usia perkawinan di bawah 17
tahunnya relatif tinggi dibandingkan

Nama PUS Pus Gakin Anak Pus dengan

Pus Tempat
Usia Anemia/lila <23,5 Metode
No Umur Jrak dengan Pelayanan
Suami Istri Ya Tidak Jumlah Anak cm/penyakit KB
Kelahiran 4T KB
(Th, bln) kronis/IMS (SLKI)
1 Juri Sartih 48 √ 2 16 Th 9 Th √ - Suntik Polindes
2 Makin Trik 31 √ 1 12 Th - - - - -
3 Agus Leli Alifiah 30 √ 1 1 Th - - - Suntik Polindes
28 Sumen Siti Ks 45 √ 2 20 Th 6 Th √ - Pil Polindes
29 Sumeh Anis 37 √ - - - - - - -
30 gunawi Pida 21 √ 1 2 Th - - - Suntik Polindes

Gambar 2. Form Pendataan PUS di Kabupaten Tulungagung

Gambar 2. menunjukkan bahwa form umur. Salah satu kriteria penting basis
pendataan PUS digunakan untuk data adalah data dalam basis data dapat
mengumpulkan data sasaran program berkembang dengan mudah, baik volume
KB. Form tersebut mempunyai variabel maupun strukturnya (Sutanta, 2011).
4 Jurnal IKESMA Volume 11 Nomor 1 Maret 2015

Penggunaan variabel umur dalam kedua File yang digunakan untuk

form pendataan diatas menyebabkan merekam hasil pelayanan program KB
data dalam basis data tidak bisa (gambar 3) merupakan pemindahan
berkembang dengan mudah. Pada saat format buku register kohort yang berada
terjadi pergantian tahun, data umur di Puskesmas dan jaringannya
menjadi tidak sesuai. Variabel tanggal (Puskesmas) dalam bentuk file. Register
lahir lebih tepat untuk kemudahan kohort merupakan register yang
berkembang. Penggunaan tanggal lahir digunakan untuk mencatat hasil
akan memudahkan mendapatkan pelayanan kontrasepsi pada peserta KB
informasi umur setiap saat tanpa lama dan baru setiap hari pelayanan
terpengaruh ada tidaknya pergantian (Kemenkes, 2012).
tahun.

Gambar 3. Register Kohort KB di Puskesmas

Form register kohort pada gambar 3 warna kuning di lingkaran hitam) dan
mempunyai beberapa kolom sesuai dinyatakan karena amenore (kode DO 1
variabel yang dibutuhkan. Hasil pada lingkaran hitam). Informasi
pelayanan dicatat pada kolom tahun tersebut menunjukkan bahwa PUS
yang terdiri dari 12 sub kolom yang nomer 151 tidak lagi menggunakan alat
merujuk jumlah bulan dalam 1 tahun. kontrasepsi. Pada nomer register 204,
Gambar 3menunjukkan terdapat PUS mempunyai anak 3 dan ber KB
nama PUS dengan alamat yang sama dengan metode suntik 1 bulan (kode
terekam dalam register dengan nomer K/S/1 warna biru di lingkaran hitam).
yang berbeda yaitu nomer 151 dan Rangkaian informasi dari kedua
nomer 204 (lingkaran merah). Pada nomer register tersebut adalah sebagai
kolom jumlah anak (lingkaran biru) berikut. PUS nomer 151 dan nomer 204
terdapat perbedaan data jumlah anak. adalah PUS yang sama. Pada saat PUS
Nomer register 151 jumlah anak 2 nomer 151 berkunjung ke sarana
dengan usia anak terkecil 6 tahun, pelayanan kesehatan, PUS dinyatakan DO
sedangkan pada register nomer 204 dengan alasan amenore. Kemudian PUS
jumlah anak 3 dengan usia anak terkecil datang lagi ke sarana pelayanan
3 bulan. kesehatan dan dicatat dengan nomer
Perbedaan terjadi karena PUS register 204. Pada saat itu PUS telah
dengan nomer register tercatat 2 kali. melahirkan dengan usia anak 3 bulan
Pada nomer register 151, PUS dan mengikuti program KB dengan
mempunyai anak 2 dan ber KB dengan metode suntik periode 1 bulan.
metode Implan 2 tahun (kode K/I/2
 Sujud Mardi Raharja : Pengembangan Basis Data Program Keluarga ….. 5

Dampak dari pencatatan tersebut selain METODE

duplikasi data adalah adanya
ketidakkonsistenan data. Penyebab Jenis penelitian ini merupakan
utama adanya data yang tidak konsisten penelitian pengembangan.Peneliti
adalah karena adanya duplikasi atau melakukan pengamatan terhadap sistem
kerangkapan data (Sutanta, 2011). pencatatan dan pelaporan program KB
Penggunaan basis data akan yang sedang berjalan, melihat masalah
membantu mengatasi permasalahan dan hambatan yang ada kemudian
tersebut. Prayitno dalam penelitiannya menyusun model sistem manajemen
tentang aplikasi sistem informasi basis data baru untuk menyelesaikan
surveilans epidemiologi menyatakan masalah.Desain basis data yang baru
bahwa basis data dalam sistem informasi akan dilakukan ujicoba kemudian
laporan mingguan ini telah dibuat dilakukan perbaikan sehingga akan
sedemikian rupa sehingga file-file diperoleh model sistem manajemen basis
menjadi terstruktur dan terorganisir data program KB yang siap digunakan.
dengan baik, sehingga menjadi efisien Rancang bangun dalam penelitian
serta akan mempermudah dalam ini adalah action research berupa
memanggil dan meng-update data pengembangan model sistem manajemen
(Prayitno, 2005).Permasalahan basis data. Penelitian ini difokuskan pada
ketepatan dan kelengkapan data pengembangan sistem manajemen basis
berkaitan dengan proses pencatatan dan data program KB. Metode kualitatif
perekaman data. Pengembangan basis digunakan untuk membantu proses
data bertujuan untuk meningkatkan dan identifikasi pada setiap tahapan dalam
mengefisienkan sistem pencatatan dan metodologi pengembangan model sistem
perekaman data serta mengurangi manajemen basis data program KB yang
penggunaan form-form/arsip dalam terdiri dari :
ukuran besar (Robby dan Frans, 2009). 1. Analisis Sistem
Berdasarkan beberapa data dan Penelitian ini merupakan
uraian diatas dapat diketahui adanya pengembangan dari sistem yang
permasalahan basis data di sistem telah berjalan, karena itu perlu
pencatatan program KB di Puskesmas di dikaji masalah yang dihadapi
Kabupaten Tulungagung. Permasalahan petugas pencatatan dan pelaporan
yang terjadi adalah adanya duplikasi program KB untuk dicari
data dan ketidakkonsistenan pemecahannya pada sistem yang
data.Penelitian perlu dilakukan untuk baru. Masalah yang sedang dihadapi
mengidentifikasi kebutuhan data dan pada sistem yang berjalan dicari
informasi sehingga perancangan basis dengan wawancara mendalam
data dapat memenuhi kebutuhan terhadap petugas yang berkaitan
pengguna, memudahkan manajemen dengan kegiatan program KB di
data dan menghasilkan informasi yang bidang kesehatan dari tingkat
akurat. Provinsi hingga Puskesmas dan
Tujuan Penelitian ini adalah jaringannya. Studi dokumentasi
mengembangkan sistem manajemen dilakukan terhadap formulir
basis data program KB di Kabupaten pencatatan dan pelaporan program
Tulungagung khususnya basis data untuk KB di tingkat Provinsi hingga
menghasilkan informasi PUS dengan 4T . Puskesmas dan jaringannya.
Dokumen yang ditelaah terdiri dari
6 Jurnal IKESMA Volume 11 Nomor 1 Maret 2015

Laporan Program KB di Provinsi, April 2015 sampai dengan bulan Juli

Kabupaten, dan Puskesmas, buku 2015.Informan dalam penelitian ini
register kohort KB, PWS KB, form sebanyak 14 orang yang terdiri dari
pencatatan hasil layanan KB. Hasil pengelola program KB Dinas Kesehatan
wawancara mendalam dan studi Provinsi Jawa Timur,penanggung jawab
dokumentasi akan dipergunakan data KB BKKBN Provinsi Jawa Timur,
untuk menentukan komponen input, Kepala Seksi KB Kespro dan pengelola
proses dan output model sistem Program KB Dinas Kesehatan Kabupaten
manajemen basis data yang akan Tulungagung, Kepala Puskesmas, Bidan
dikembangkan. koordinator program KB Puskesmas dan
2. Perancangan Model bidan wilayah pelaksana program KB di
Berdasarkan analisis sistem, Puskesmas.
dibuat suatu pemodelan secara logic
maupun fisik sebagai alternatif HASIL PENELITIAN DAN
pemecahan masalah. Kegiatan yang PEMBAHASAN
dilakukan meliputi :
a. Membuat bagan alur sistem basis Ruang lingkup sistem pencatatan
data dan pelaporan program KB di Kabupaten
b. Membuat diagram konteks Tulungagung berada di tingkat
c. Membuat Data Flow Diagram Puskesmas. Kegiatan pencatatan dan
d. Perancangan basis data yang pelaporan program KB meliputi
meliputi empat tahap yaitu keseluruhan proses pendataan sasaran
normalisasi, menyusun hubungan dan pelayanan program KB di wilayah
antar tabel, dan menentukan kerja Puskesmas Tunggangri.
spesifikasi perangkat lunak dan Beberapa permasalahan yang
keras serta pembuatan kamus dihadapi dalam sistem Pencatatan dan
data. Pelaporan Program KB di Puskesmas
3. Uji Coba dan Evaluasi Tunggangri adalah sebagai berikut :
Uji coba dilakukan dengan 1. Masalah Input
tujuan memastikan bahwa Bidan desa sebagai petugas
komponen dalam sistem telah pencatatan dan pelaporan merasa
berfungsi dengan baik. Cara tidak menguasai teknologi
melakukan uji coba dengan informasi. Hasil observasi
melakukan pemasukkan data menunjukkan bahwa petugas cukup
program KB pada software basis mampu untuk menggunakan
data yang baru. Uji coba ditindak komputer. Persepsi yang kurang
lanjuti dengan perbaikan apabila sesuai tentang teknologi informasi
ada kendala dalam proses mungkin sebagai penyebab
pemasukkan data dan output munculnya perasaan tidak
informasi yang dibutuhkan. Evaluasi menguasai teknologi informasi. Hal
dilakukan dengan cara melakukan ini terbukti dengan usulan untuk
wawancara kepada pengguna dilakukan pelatihan lebih dahulu
software basis data yang baru. sebelum sistem informasi
diterapkan dan kesediaan
Lokasi penelitian adalah Puskesmas penggunaan sistem pencatatan dan
Tunggangri diKabupaten Tulungagung. pelaporan berbasis sistem informasi.
Waktu penelitian diawali pada bulan
 Sujud Mardi Raharja : Pengembangan Basis Data Program Keluarga ….. 7

Menghilangkan PUS yang informasi yang belum bisa

menopause dari penghitungan dihasilkan tetapi diperlukan
secara otomatis merupakan untuk pemantauan di tingkat
masalah yang dihadapi oleh Puskesmas.
Dinas kesehatan Kabupaten.
Status PUS yang menopause yang Berdasarkan hasil wawancara
tidak otomatis hilang dapat dengan Puskesmas dan Dinas Kesehatan
menyebabkan ketidaktepatan Kabupaten Tulungagung terdapat
penghitungan cakupan KB Aktif. beberapa kebutuhan informasi yang
belum terpenuhi. Salah satu informasi
2. Masalah Proses yang dibutuhkan adalah PUS dengan 4T.
Pemindahan format buku register Informasi PUS dengan 4T dari hasil
kohort KB dari bentuk hardcopy observasi form yang ada bisa dihasilkan
ke dalam softcopy menyebabkan dari sumber data yang telah digunakan
proses pembuatan laporan tidak selama ini. Proses yang dibutuhkan
berjalan secara otomatis. untuk menghasilkan informasi tersebut
Penggunaan yang sama untuk berasal dari hasil pendataan dan untuk
beberapa variabel dengan memperbarui informasi harus
penggunaan tanda “/” sebagai penghitungan secara manual. Berikut
pemisah merupakan salah satu adalah hasil petikan wawancara terkait
penyebabnya. Petugas juga PUS dengan 4T :
merasa terlalu banyak data atau “wah data PUS dengan 4T ini banyak
kolom yang harus diisi. kosongnya, dapatnya ya dari hasil
Banyaknya kolom yang harus pendataan padahal pendataan sasaran
diisi merupakan konsekwensi tidak tiap tahun dilakukan” (pengelola
dari pemindahan buku register program KB dinkes).
kohort KB ke dalam file dengan
format yang sama. Basis data program KB yang
dikembangkan adalah basis data
3. Masalah Output kegiatan program KB yang mampu
Output yang dihasilkan menurut menghasilkan informasi yang
hasil wawancara masih sangat dibutuhkan menegnai program KB di
terbatas untuk memenuhi tingkat Puskesmas.
Indikator cakupan program KB. Hasil
Masih terdapat beberapa

Pengembangan basis data menggunakan database mysql dengan hasil sebagai berikut:

Gambar 4. Tampilan Menu Utama

8 Jurnal IKESMA Volume 11 Nomor 1 Maret 2015

Gambar 4 adalah gambar data yang dibutuhkan digunakan terlebih

tampilan basis data sistem pencatatan dahulu adalah menggunakan login pada
dan pelaporan program KB yang telah fasilitas akses.
dikembangkan. Pada tampilan ini ada Data penduduk dimasukkan
beberapa fasilitas yang terdiri dari akses, melalui form entry data penduduk.
data dan KB. Untuk memasukkan input

Variabel umur pada penduduk dirubah menjadi variabel tanggal lahir.

Gambar 5. Tampilan menu entry data penduduk

Primary key yang dipergunakan adalah tingkat Posyandu akan memudahkan
nomer induk kependudukan (NIK). penggerakan kader dalam pemantauan
Disarankan menggunakan NIK yang PUS. Manfaat lainnya adalah
terdapat dalam KK meskipun NIK memudahkan penggabungan dengan
apapun bisa dimasukkan. program gizi dan KIA dalam hal
Data KK diisi dengan kunjungan anak ke Posyandu. Form
mengidentifikasi dan mengelompokkan penduduk dan form KK merupakan form
data penduduk ke dalam Keluarga. Form data dasar penduduk.
ini penting untuk menentukan jumlah Pelayanan Program KB dicatat
PUS yang ada di wilayah tersebut. pada form data dasar peserta KB dan
Identifikasi KK disarankan data pelayanan KB
dikelompokkan hingga tingkat Posyandu.
Keuntungan pengelompokkan hingga
Data dasar peserta KB berfungsi untuk melakukan skrining bagi PUS yang baru pertama
kali mengikuti program KB.

Gambar 6. Tampilan menu data dasar peserta KB

Data dasar ini juga mempunyai fungsi membutuhkan pelayanan KB akan

yang mirip dengan loket. PUS yang dimasukkan terlebih dahulu dalam data
 Sujud Mardi Raharja : Pengembangan Basis Data Program Keluarga ….. 9

dasar tersebut bagi PUS yang baru. PUS akan diberikan pelayanan dengan
yang pernah mendapatkan pelayanan KB menekan fasilitas periksa.
hanya akan dicari datanya dan kemudian

Form laporan saat ini mempunyai 4 fasilitas yaitu fasilitas keluaran hasil kegiatan KB,
keluaran PUS dengan 4T, keluaran PUS yang terancam dan keluaran PUS yang harus
melakukan kunjungan ulang.

Gambar 7. Tampilan menu laporan KB

Dengan menu tersebut petugas dapat melahirkan, dan terlalu tua melahirkan
melakukan pemantauan wilayah (diatas usia 35 tahun) atau lebih dikenal
setempat (PWS) KB dengan lebih mudah. dengan istilah 4T (Kemenkes, 2014).
Mengidentifikasi PUS dengan 4T secara Pencatatan dan pelaporan program
spesifik berdasarkan nama dan alamat KB di tingkat Puskesmas merupakan
secara otomatis. sumber data yang cukup penting untuk
program KB. Pencatatan dan pelaporan
PEMBAHASAN di tingkat Puskesmas tidak hanya
mencatat hasil pendataan tetapi juga
Program Keluarga Berencana (KB) hasil pelayanan program KB d wilayah
menurut Undang-undang no 52 tahun Puskesmas dan jaringannya.
2009 tentang perkembangan Puskesmas sebagai sarana
kependudukan dan pembangunan pelayanan kesehatan ditingkat
keluarga merupakan salah satu strategi kabupaten mempunyai kewajiban untuk
pengendalian kuantitas penduduk melaksanakan pelayanan progam KB. UU
(Sekretariat Negara RI, 2009). No 52 tahun 2009 tentang
Kemeterian Kesehatan memandang perkembangan kependudukan dan
Program Keluarga Berencana merupakan pembangunan keluarga dalam pasal 23
salah satu strategi untuk mengurangi ayat 1 dan 2 menyebutkan bahwa
kematian ibukhususnya ibu dengan pemerintah termasuk pemerintah
kondisi terlalu muda untuk melahirkan daerah wajib meningkatkan akses dan
(di bawah usia 20 tahun), terlalu sering kualitas informasi, pendidikan,
melahirkan, terlalu dekat jarak konseling, dan pelayanan kontrasepsi.
10 Jurnal IKESMA Volume 11 Nomor 1 Maret 2015

Rincian dari kewajiban tersebut diatur Penggunaan komputer

dengan peraturan menteri yang memungkinkan terjadinya pencatatan
bertanggung jawab di bidang kesehatan. dengan format yang berbeda tanpa
Tugas meningkatkan akses dan kualitas mengurangi informasi yang dibutuhkan.
informasi, pendidikan, konseling dan Variabel umur misalnya, pada kohort KB
pelayanan kontrasepsi membutuhkan berbasis kertas dipergunakan untuk
data yang berkualitas baik. menghasilkan informasi PUS dengan 4T
Sistem pencatatan dan pelaporan dalam kategori terlalu tua atau terlalu
program KB di Kabupaten Tulungagung muda. Untuk menghasilkan informasi
telah menggunakan pencatatan berbasis tersebut petugas harus memilah satu per
komputer. Penggunaan komputer masih satu PUS yang tercatat dan kemudian
terbatas pada pemindahancara dikategorisasikan ke dalam kelompok
pencatatan dari buku register kohort KB terlalu muda atau terlalu tua. Proses
dalam bentuk buku menjadi file di dalam berikutnya dilakukan penghitungan
komputer. Data diolah menjadi informasi manual atau dengan melidi untuk
dengan proses manual yaitu menghitung mendapatkan informasi PUS 4T dalam
satu per satu indikator dan infromasi kategori terlalu tua dan terlalu tua.
yang dibutuhkan tanpa menggunakan PUS di suatu wilayah diperkirakan
pemakaian rumus yang didukung oleh adalah sebesar 17% dari jumlah
komputer. Data yang dicatat dalam penduduk (Kemenkes,2014). Puskesmas
register kohort KB berasal dari data idealnya mempunyai jumlah penduduk
pelayanan program KB di wilayah sekitar 30 ribu jiwa. Rumus PUS 17 %
Puskesmas.Data lain yang dipergunakan jumlah penduduk akan menghasilkan
dalam sistem pencatatan dan pelaporan jumlah PUS diwilayah Puskesmas sekitar
adalah data hasil pendataan PUS. Hasil 5 ribu PUS. Angka tersebut cukup besar
pendataan salah satunya adalah untuk dikategorikan secara manual.
dipergunakan untuk memperoleh Komputer memungkinkan variabel
informasi PUS 4T. umur dirubah menjadi variabel tanggal
Penggantian register kohort KB lahir untuk menghasilkan informasi 4T.
yang berbasis kertas menjadi dalam Proses menghasilkan informasi 4T
bentuk file pada dasarnya tidak banyak dilakukan secara otomatis oleh
merubah sistem pencatatan dan komputer dengan jalan menghitung
pelaporan yang ada karena penggantian umur PUS melalui pengurangan tanggal
tersebut tidak disertai perubahan tata saat ini dengan tanggal lahir dan
cara penulisan data. Masukan (input) kemudian dibandingkan dengan
merupakan awal dimulainya proses persyaratan umur dibawah 20 tahun
informasi, bahan mentah dari informasi atau diatas 35 tahun. Proses tersebut
adalah data dan hasil dari sistem dilakukan dengan penggunaan rumus
informasi tidak lepas dari data yang dalam pemrograman komputer.
dimasukkan (Jogianto, 2005). Format Seorang ibu PUS dengan umur 19
dan tata cara penulisan data yang sama tahun pada tahun ini akan dikategorikan
menyebabkan proses yang harus sebagai PUS dengan 4T. Tahun
dilakukan oleh petugas untuk berikutnya ibu tersebut tidak lagi masuk
menghasilkan informasi yang dalam kategori PUS dengan 4T secara
dibutuhkan tidak berubah. Dampaknya otomatis oleh komputer jika variabel
duplikasi pencatatan, penghitungan data yang digunakan tanggal lahir.
agregat masih bersifat manual. Penghitungan manual harus dilakukan
 Sujud Mardi Raharja : Pengembangan Basis Data Program Keluarga ….. 11

setiap tahun apabila variabel yang antar data dalam basis data kepada
digunakan adalah variabel umur. pengguna secara logik. Diagram untuk
Sebuah basis data adalah tempat menggambarkan model Entitiy-
penyimpanan file data dimana pengguna Relationship ini disebut Entitiy-
harus menjalankan aplikasi untuk Relationship Diagram, ER Diagram, atau
mengakses data dari basis data dan ERD (Kroenke, 2005). Diagram ERM
menyajikannya dalam bentuk informasi tersusun atas 3 bgian yaitu entitas,
yang dimengerti (Simarmata, 2007). atribut, dan relasi antar entitas.
Basis data dikembangkan berdasarkan Normalisasi data dilakukan
analisis kebutuhan informasi. sebelum pengembangan Entitiy-
Perancangan diawali dengan membuat Relationship Diagram.Tahap normalisasi
diagram konteks dengan entitas yang data terdiri dari empat tahap yaitu
dibutuhkan. Tahap selanjutnya bentuk normalisasi tidak normal, bentuk
merumuskan Data Flow Diagram (DFD) normal kesatu yang memiliki ciri
yaitu gambaran yang memperlihatkan pembentukan data dalam satu record,
aliran data dan proses kerja pada suatu bentuk normal kedua dan bentuk normal
aplikasi (Kuswandi, 2012). DFD juga ketiga yang sudah tertuang dalam bentuk
merupakan representasi grafik dari Entitiy-Relationship Diagram
sebuah sistem. DFD merupakan alat (Simarmata, 2007).
perancangan sistem yang berorientasi Hasil proses pengembangan basis
pada alur data dengan konsep data adalah dihasilkannya sistem
dekomposisi yang dapat digunakan pencatatan dan pelaporan yang lebih
untuk penggambaran analisa maupun sederhana. Pemasukan data secara rutin
rancangan sistem, sehingga dengan dilakukan dengan mengisi form data
merancang DFD dapat mempermudah dasar KB yang terdiri dari 2 form. Form
menyusun program basis data pertama berupa form data dasar KB dan
(Pressman, 2010).Tahap berikutnya form KB merupakan form periksa.
yaitu menyusun Logical Design (desain Form data dasar KB diisi untuk
logika) yaitu desain pemodelan data klien KB baru baik yang baru pertama
konseptual yang harus diubah menjadi kali ber-KB maupun yang pernah
pemodelan data logika. Data hasil desain Berhenti KB atau berganti cara KB. Form
logika ini akan diimplementasikan ke periksa dipergunakan untuk klien yang
dalam database (model data logika). telah ber-KB dan melakukan kunjungan
Pada tahap transformasi ini dapat terjadi ulang. Form data dasar KB dan periksa
kombinasi dan pengintegrasian model adalah modifikasi dari form rekam medik
data konseptual menjadi model data yang digunakan petugas dalam
logika. Keadaan ini memungkinkan memberikan pelayanan. Modifikasi
terjadinya proses penambahan informasi dilakukan dengan penambahan beberapa
yang dibutuhkan selama dilakukannya variabel seperti rawat inap untuk
perubahan desain model data logika. menfasilitasi kebutuhan data indikator
Dalam aplikasinya, pada tahap inilah komplikasi KB dari BKKBN serta variabel
proses normalisasi database dilakukan kegagalan untuk kebutuhan indikator
(Roger S, 2012). program KB di sektor kesehatan.
Model basis data yang digunakan Variabel kegagalan KB
pada basis data program KB adalah didefinisikan sebagai peserta KB
Entity Relationship Model (ERM).ERM tersebut mengalami kehamilan. Definisi
digunakan untuk menjelaskan hubungan ini menyebabkan variabel kegagalan
12 Jurnal IKESMA Volume 11 Nomor 1 Maret 2015

merupakan pintu masuk untuk Sistem pencatatan dan pelaporan

menggabungkan pencatatan pelaporan berbasis komputer ini menghilangkan
program KB dan Kesehatan Ibu dan Anak penggunaan register kohort KB. Register
dalam satu aplikasi. kohort KB pada dasarnya adalah
Form-form lain selain form data digunakan untuk melakukan
dasar KB dan form periksa seperti form pemantauan program KB dan
penduduk, kartu keluarga, desa , memudahkan pengolahan data dari
posyandu, puskesmas dan lainnya diisi rekam medik menjadi informasi yang
hanya sekali saat akan mulai dibutuhkan. Fungsi register kohort KB
menggunakan sistem atau bila terjadi diwakili oleh form laporan (Gambar 7).
pertambahan penduduk dan PUS. Hilangnya fungsi register KB dalam
Pengisian data dilakukan melalui 2 cara. sistem pencatatan dan pelaporan akan
Cara pertama dengan melalui form yang mengurangi proses pencatatan dan
disediakan sistem sedangkan cara kedua pelaporan yang harus dilakukan petugas.
dilakukan melalui metode import. Sistem pencatatan dan pelaporan
Metode import bisa dilakukan berbasis kertas mewajibkan petugas
dengan menggunakan format file yang untuk mengisi rekam medik kemudian
telah disediakan sebagai suplemen diluar melakukan kategorisasi, koding dan
aplikasi. variabel dalam file untuk pencatatan di register kohort dan
metode import juga bisa dipergunakan selanjutnya melakukan pengolahan data
sebagai format untuk pendataan PUS. untuk menghasilkan informasi dan
Metode import hanya berlaku untuk data pelaporan.
penduduk dan kartu keluarga. Sistem pencatatan dan pelaporan
Form data penduduk hasil pengembangan basis data hanya
memungkinkan sistem mempunyai mewajibkan petugas untuk mengisi
semua data penduduk tidak hanya rekam medik atau form data dasar dan
terbatas pada PUS sebagai sasaran form periksa secara rutin. Menu rekap
program KB. Tersedianya semua data KB dalam form laporan merupakan
penduduk akan memudahkan apabila di menu yang dirancang sesuai format
kemudian hari sistem pencatatan dan pelaporan program KB yang dibuthkan
pelaporan progam KB akan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten dan
dikembangkan menjadi sistem yang lebih Provinsi. Format yang dihasilkan oleh
lengkap seperti pencatatan pelaporan menu rekap KB dirancang kompatibel
program Gizi, pengobatan dan program– dengan program pengolahan data
progam lainnya. berbasis komputer yang umum
Form data KK memungkinkan digunakan. Keuntungannya adalah Dinas
sistem untuk mengidentifikasi jumlah Kesehatan Kabupaten tidak mengalami
keluarga. Keluarga dalam sistem ini kesulitan melakukan rekap data
terdiri dari suami, istri dan anak. pelaporan apabila Puskesmas di wilayah
Keluarga dalam sistem ini juga kerjanya belum semuanya menerapkan
merepresentasikan PUS. Penggunaan sistem pencatatan dan pelaporan
variabel umur menyebabkan PUS dalam program KB berbasis komputer.
sistem bersifat dinamis. PUS yang sudah Fungsi pemantauan dalam sistem
masuk kategori menopause akan atau pencatatan berbasis kertas diperoleh
berusia diatas 49 tahun akan otomatis dengan menggunakan register kohort
tidak hitung sebagai PUS oleh sistem. KB. Sistem pencatatan dan pelaporan
berbasis komputer yang dikembangkan
 Sujud Mardi Raharja : Pengembangan Basis Data Program Keluarga ….. 13

menyediakan menu pemantauan dalam terjadinya kehamilan pada sasaran

form laporan. Menu-menu tersebut berisiko tinggi bila terjadi kehamilan.
adalah menu PUS terancam , menu Hasil ujicoba pada 5 responden
jadwal kunjungan ulang PUS dan menu yang semuanya adalah bidan wilayah
daftar PUS 4T. menyatakan bahwa sistem pencatatan
Menu PUS terancam dirancang dan pelaporan KB cukup sederhana.
sebagai peringatan dini bagi petugas Kelima responden juga menyatakan
untuk mencegah terjadinya . adalah PUS bahwa variabel yang ada sudah cukup
peserta KB yang tidak lagi mengikuti mewakili kebutuhan informasi.
program KB dengan berbagai alasan. Hasil ujicoba tersebut sesuai
Keluaran menu berupa daftar nama PUS dengan penelitian penerapan sistem
peserta KB yang belum melakukan informasi juga dilakukan di unit rekam
kunjungan ulang selama 2 periode medis RSUD Pacitan. Hasil penelitian
kunjungan. Daftar tersebut merupakan tersebut menyimpulkan bahwa sistem
bahan bagi petugas untuk melakukan informasi rekam medis mampu
kunjungan rumah atau melakukan mengurangi terjadinya nomer rekam
penggerakan masyarakat agar PUS dapat medis ganda pada pasien, waktu
dilayani. pencarian status rekam medis pasien
Menu jadwal kunjungan ulang PUS menjadi lebih cepat dan terbantunya
adalah sebuah daftar nama PUS peserta proses diagnosa, terapi dan perawatan
KB yang sudah waktunya melakukan pasien oleh dokter dan paramedis
kunjungan ulang. Penentuan waktu (Susanto dan Sukadi, 2012).
kunjungan ulang berdasarkan data Penelitian lain yang dilakukan oleh
variabel tanggal kembali pada form Yulianti (2012) menyatakan bahwa
periksa. Menu tersebut akan penerapan Sistem BKKBN Bengkulu
memudahkan petugas untuk memantau menggunakan aplikasi komputer dapat
dan mengorganisir pelayanan yang harus meningkatkan efektifitas waktu dan
dilakukan. efektifitas kerja dengan hasil pengolahan
Menu daftar PUS 4T adalah daftar data yang sesuai dengan aturan yang
PUS 4T yang tidak ber-KB maupun yang berlaku di LPJK. Sistem BKKBN Bengkulu
ber-KB. Daftar PUS 4T berguna untuk merupakan sistem pendukung keputusan
mengetahui sasaran PUS 4T yang tidak peserta KB teladan yang dibuat untuk
ber-KB. PUS 4T diharapkan mengikuti mengurangi subyektifitas dalam
program KB karena PUS dengan kategori pemilihan KB Teladan di BKKBN
4T memiliki risiko mengalami Bengkulu.
komplikasi atau kematian lebih besar
bila terjadi kehamilan. Raharja (2013) SIMPULAN DAN SARAN
menyatakan bahwa pada kasus kematian Simpulan
ibu tahun 2012 di Provinsi Jawa Timur,
usia dibawah 20 tahun berisiko 1,16 kali Model basis data program KB di
meninggal karena tingkat Puskesmas yang dikembangkan
preeklampsia/eklampsia dibandingkan mampu menghasilkan informasi PUS
usia diatas 20 tahun. Daftar tersebut dengan 4T secara otomatis dengan
akan memudahkan petugas dalam memperhitungkan usia PUS, jarak
melakukan penggerakan masyarakat, kelahiran anak dan jumlah anak yang
pemetaan dan upaya-upaya lain yang dimiliki PUS. Kemampuan tersebut
harus dilakukan untuk mencegah memungkinkan pengguna untuk
14 Jurnal IKESMA Volume 11 Nomor 1 Maret 2015

mendapatkan informasi PUS dengan 4T 7. Hatta, Gemala R. 2008.Pedoman

secara periodik dan terkini. Manajemen Informasi Kesehatan di
Identitas petugas pengguna yang Sarana Pelayanan Kesehatan.
unik akan mencegah terjadinya duplikasi Penerbit Universitas Indonesia,
data karena perilaku pencarian Jakarta
pelayanan kesehatan klien yang 8. Jogiyanto HM. 2005.Analysis dan
berpindah-pindah. Identitas petugas Disain Sistem Informasi. Penerbit
akan menyebabkan penggabungan data Andi, Yogyakarta
klien yang mencari pelayanan program 9. Kementerian Kesehatan RI.
KB di petugas manapun dapat terekam. 2012.Pedoman Sistem Pencatatan
dan Pelaporan Pelayanan Keluarga
Saran Berencana. Jakarta
Melihat manfaat yang dapat 10. Kendall&Kendall. 2006.Analisis
dihasilkan oleh Basis Data program KB Perancangan Sistem Informasi. PT
yang telah dikembangkan,, diharapkan Prenhallindo, Jakarta
sistem pencatatan dan pelaporan 11. Kroenke David M. 2005.Database
program KB bisa diterapkan di tingkat Processing Dasar-Dasar, Desain dan
Puskesmas.Sarana yang dibutuhkan Implementasi, Penerbit Erlangga,
minimal satu unit komputer dengan Jakarta
printer dan pengaturan waktu 12. Mc Leod Raymond, Jr dan George P.
pemasukan data oleh tim manajemen Schell. 2008. Sistem Informasi
Puskesmas. Manajemen Penerbit Salema Empat,
Jakarta
13. Raharja, S.M. 2013.Risiko Kematian
DAFTAR RUJUKAN Ibu menurut Usia pada Kasus
Kematian Ibu dengan Preeklampsia
1. Dinkes Prov Jatim.2011.Laporan di Provinsi Jawa Timur tahun 2012,
Kematian Ibu tahun 2010.Surabaya Prosiding seminar nasional
2. Dinkes Prov Jatim. 2012.Laporan Kependudukan, FKM Universitas
Kematian Ibu tahun 2011. Surabaya Jember.
3. Dinkes Prov Jatim. 2013.Laporan 14. Raharja,S.M. 2016.Pengembangan
Kematian Ibu tahun 2012. Surabaya Sistem Manajemen Basis Data
4. Dinkes Prov Jatim, 2014, Laporan Program KB Tingkat Puskesmas di
Kematian Ibu tahun 2013. Surabaya Kabupaten Tulungagung, Tesis, FKM
5. Date C.J. 2005.Pengenalan Sistem Universitas Airlangga
Basis Data. PT Indeks Kelompok 15. Simarmata Janer. 2007.Perancangan
Gramedia, Jakarta Basis Data, Penerbit ANDI
6. Fathansyah. 2012.Basis Data. Yogyakarta
Penerbit Informatika Bandung