Diagrama de flujo de datos

¿Qué es un diagrama de flujo de datos?

Un diagrama de flujo de datos traza la secuencia de información, actores y pasos dentro de un proceso o sistema. Utiliza un conjunto de símbolos definidos que representan cada uno de los diferentes pasos y personas que se necesitan para que un proceso se lleve a cabo correctamente. El diagrama puede ser tan simple o tan complejo como el sistema que representa, pero la forma más fácil de realizarlo es con diagrama de flujo de datos online. Los DFD se utilizan con mayor frecuencia para representar visualmente el flujo de datos en un sistema de información empresarial. Como se muestra en el ejemplo de diagrama de flujo de datos a continuación, estos diagramas ilustran cómo se procesan los datos dentro de un sistema utilizando un conjunto de entradas y salidas.

Como su nombre indica, se centra en los datos y la información. Esto lo diferencia de un diagrama de flujo de trabajo o del diagrama de flujo, que puede centrarse en cualquier otro proceso o sistema dentro de una empresa. Un consejo esencial para identificar la diferencia entre un diagrama de flujo y un diagrama de flujo de datos es fijarse en cómo se utilizan las flechas. Las flechas de un diagrama de flujo representan el orden de los acontecimientos, mientras que las flechas de un diagrama de flujo de datos representan el flujo de datos. Un DFD ayuda a las empresas y a los empresarios a entender de dónde proceden los datos, cómo se procesan dentro de un sistema y a dónde van después del procesamiento.

Ventajas de los diagramas de flujo de datos

Un diagrama de flujo de datos representa gráficamente las funciones y procesos de un sistema, lo que a su vez ayuda a capturar, almacenar y manipular la información. Esta representación visual es una gran herramienta de comunicación que puede enviarse de un lado a otro entre el usuario y el desarrollador del sistema. A continuación se detallan algunas ventajas de los diagramas de flujo de datos:

Establece límites

La implementación de un DFD ayuda a describir y demarcar los límites de un sistema. Sin un diagrama de este tipo, una empresa podría tener dificultades para entender dónde empieza y termina un sistema. Al establecer límites específicos, existe una delimitación claramente definida.

Mejora la comunicación

Un DFD puede ayudar a fomentar la comunicación gráfica entre los diseñadores de sistemas y los usuarios. Esto puede ayudar a los ingenieros y desarrolladores a entender las necesidades y deseos del usuario.

Es una herramienta de visualización eficaz

Representar una estructura de datos compleja con un diagrama de flujo de datos sencillo hace que el diagrama sea más fácil de interpretar. Ayudan a los equipos a visualizar los datos y los pasos implicados en los procesos del sistema de software. La visualización es crucial para explicar los procesos con claridad y hacerlos más memorables.

Representa la lógica

Apoyan la lógica detrás del flujo de datos dentro de un sistema. Sin esta base lógica y su comprensión, las personas no técnicas que participan en un proyecto podrían no entender cómo los datos de entrada se convierten en los de salida.

Símbolos del diagrama de flujo de datos

Existe un conjunto de símbolos estandarizados para ilustrar los componentes de un diagrama de flujo de datos. El uso de estas notaciones coherentes facilita la lectura y la comprensión del diagrama a todos los miembros del equipo.

Entidades externas

Las entidades externas son actores, fuentes, sumideros o terminadores. Son los componentes que existen fuera del sistema y que envían o reciben datos hacia y desde el sistema. Por lo general, las entidades externas son las fuentes y los destinos de las entradas y salidas del sistema.

Proceso

El componente de proceso es el que transforma los datos entrantes en una salida de datos utilizable.

Almacén de datos

El componente de almacenamiento de datos es el que almacena los datos en el sistema. Generalmente, estos componentes se representan como archivos.

Flujo de datos

Los componentes de flujo de datos son los conductos a través de los cuales se transfieren los datos al sistema. En un diagrama, estos componentes se representan generalmente como flechas y conectores.

Diagramas de flujo de datos y UML

Antes de ver los tipos de diagramas de flujo de datos, vamos a ver cómo encajan estos diagramas en el mundo del Lenguaje Unificado de Modelado (UML). Los diagramas UML y los DFD parecen similares, pero existen algunas diferencias clave. UML es un lenguaje de modelado utilizado en el desarrollo de software orientado a objetos. Por ejemplo, los desarrolladores de software utilizan UML para ofrecer una visión más detallada de un proceso y explicar cómo se realiza la ingeniería del software. Hay 14 tipos oficiales de diagramas UML. Por otro lado, los diagramas de flujo de datos muestran cómo fluyen los datos a través de un sistema. Pueden parecerse a los diagramas UML, pero no están pensados para representar detalles de la lógica del software. Cuando se utiliza UML, un diagrama de actividad puede ser más útil que un diagrama de flujo de datos. Esto se debe a que un DFD es una representación gráfica de cómo los datos fluyen a través de un sistema. Como se ve en la plantilla de diagrama de actividad UML que aparece a continuación, la secuencia de actividades se representa de forma similar a la forma en que los datos fluyen a través de un sistema.

Niveles del diagrama de flujo de datos

Los diagramas de flujo de datos tienen capas. Cada capa del diagrama se hace más profunda y más intrincada a medida que se centra en una parte concreta del sistema o de los datos. Los niveles de un diagrama de flujo de datos suelen representarse del Nivel 0 al Nivel 2 y algunos sistemas excepcionalmente intrincados pueden necesitar que el diagrama se sumerja hasta el Nivel 3. El nivel de detalle que se quiera examinar determinará la profundidad del diagrama.

Diagrama de flujo de datos Nivel 0

El nivel 0 suele ser el diagrama de contexto de un diagrama de flujo de datos. Está desenfocado y no suele centrarse en una parte concreta del sistema. En cambio, en el nivel 0, un diagrama de flujo de datos sencillo proporcionará una visión general básica del sistema, situándose en su contexto y mostrando un único proceso de alto nivel.

Diagrama de flujo de datos Nivel 1

En el nivel 1 del diagrama, las cosas se vuelven más detalladas y el mapa se centra mucho más. En el nivel 1 se destacan las principales funciones del proceso o del sistema. En el nivel 1 de un diagrama de flujo de datos se empiezan a desglosar y explicar secciones específicas de la visión general del nivel 0.

Diagrama de flujo de datos de Nivel 2

El nivel 2 simplemente va un paso más allá, ya que empieza a desglosar y analizar secciones específicas del diagrama de nivel 1. Cuanto más profundos sean los niveles, más texto tendrá el diagrama. Por eso, muchos diseñadores de sistemas prefieren no ir más allá del nivel 2. Sin embargo, para algunos sistemas complejos y complicados, puede ser necesario profundizar uno o dos niveles más.

Tipos de diagramas de flujo de datos

Los DFD se dividen en dos categorías en función del flujo que debe visualizarse. Este diagrama puede ser un diagrama de flujo de datos lógico o un diagrama de flujo de datos físico. Cada tipo de subconjunto de diagrama tiene su propósito y beneficios.

Diagrama de flujo de datos lógico

Los diagramas de flujo de datos lógicos se centran más en las actividades y procesos de una empresa. Describen el "qué" y presentan esta métrica en una representación gráfica. Los diagramas de flujo de datos lógicos describen lo que hace la empresa, lo que proporciona y lo que pretende conseguir. Describen los eventos de la empresa y la información o los datos necesarios para que estos eventos tengan lugar. Su uso es beneficioso, ya que traza el flujo de las acciones del negocio. Te ayuda a entender los tipos de funcionalidad que tiene tu empresa o que puede querer añadir.

Diagrama de flujo de datos físico

Un diagrama de flujo de datos físico representa gráficamente la implementación de los sistemas empresariales. Representa el "cómo" en lugar del "qué". Indica cómo se mueven los datos por el sistema y cómo funciona éste. Este tipo de diagrama de flujo de datos incluye elementos como los archivos, el software y el hardware de un sistema. Los diagramas de flujo de datos físicos y lógicos ofrecen diferentes perspectivas del mismo flujo de datos. Pueden utilizarse conjuntamente para crear una comprensión holística de todo un proceso.

Cuándo utilizar un diagrama de flujo de datos

Los diagramas de flujo de datos se utilizaban originalmente para mostrar el flujo de datos en un sistema informático. Pero hoy en día, se utilizan en diferentes etapas de ideación y diseño en diversas industrias. Son especialmente beneficiosos para las empresas que dependen en gran medida de los datos y la información. A continuación se presentan ejemplos de uso de los DFD:

Ingeniería de software

Los ingenieros de software los utilizan para diseñar los fundamentos y la arquitectura del software antes de entrar en la fase de codificación del desarrollo del mismo. Estos diagramas también sirven como herramienta de análisis continuo del sistema para medir el progreso e implementar mejoras en un sistema.

Gestión empresarial

La dirección debe entender perfectamente los procesos que hacen que la empresa tenga éxito. Un DFD es una herramienta útil para diseñar procesos más ágiles y, en general, para mejorar los procesos de una empresa. Puede utilizarse para agilizar los sistemas y el flujo de trabajo cotidiano de una empresa.

Desarrollo de bases de datos

En la era digital actual, casi todas las empresas tienen un componente en línea que depende de una compleja estructura de base de datos para albergar la información de los usuarios. Este tipo de diagramas ayudan a trazar y planificar el movimiento y el almacenamiento de datos dentro de estas bases de datos online. En un mundo en el que la ciberseguridad y la protección de datos son fundamentales, los diagramas de flujo de datos crean un camino claro para que los desarrolladores y las empresas lo sigan.

Cómo hacer un diagrama de flujo de datos

Ahora que entiendes qué es un diagrama de flujo de datos y dónde se implementan estos diagramas, es el momento de diseñar uno para ti. A continuación se presenta una guía útil paso a paso para crearlos utilizando la plantilla de diagrama de flujo de datos de Miro.

Paso 1

Comienza por ordenar tus entradas y salidas. Cada proceso que se pretende trazar debe tener al menos una entrada y una salida. Esto asegurará que tu diagrama de flujo de datos esté completo y no tenga cabos sueltos.

Paso 2

Comienza el diagrama en el nivel 0 para poder entender el sistema en su contexto. Esta visión general es útil y te permitirá saber si necesitas entrar en más detalles en los niveles más profundos del sistema.

Paso 3

Pasa al nivel 1. Aquí es donde añadirás carne a los huesos de la estructura. Durante la representación del Nivel 1, querrás empezar a añadir más procesos y pasos a su estructura a medida que empieces a centrarte más en sistemas particulares dentro de la empresa. Recuerda implementar los símbolos y formas estandarizadas del diagrama de flujo de datos mencionados anteriormente.

Paso 4

Repite el paso 3 y profundiza cada vez que quieras centrarte en un sistema o proceso concreto. No hay límite en el número de niveles que puedes añadir. Pero recuerda que quieres que el diagrama sea fácilmente comprensible. Comparte tu diagrama con los miembros de tu equipo e invítalos a dejar su feedback, hacer preguntas y hacer sugerencias. Miro hace que sea fácil trabajar con tu equipo en un tablero compartido y colaborar en tiempo real.