Más Información Sobre Software CPQ
¿Qué es el software CPQ?
El software de configuración, precio y cotización (CPQ) automatiza el proceso de cotización al ayudar a producir cotizaciones eficientes y sin errores para los proveedores que tienen ofertas personalizadas y personalizables. Idealmente, los vendedores pueden entregar la propuesta adecuada a cada cliente según sus deseos y necesidades específicas.
El software CPQ facilita muchas opciones de precios diferentes, incluyendo precios especiales, precios por paquete o precios por volumen. Al gestionar a los vendedores, es probable que los representantes de ventas apliquen descuentos adicionales que pueden o no ser realistas. Ciertamente puede ser embarazoso cuando se cotizan precios incorrectos a un cliente, lo que incluso puede resultar en la pérdida de un trato. Como resultado, llevar un seguimiento de los precios actuales, las reglas de descuento y los precios por paquete puede ser un dolor de cabeza. Más importante aún, puede ser catastrófico para el resultado final cuando los descuentos se aplican incorrecta o inconsistentemente.
El software CPQ ayuda a gestionar los precios de todos los productos y servicios del usuario. Permite a los equipos de ventas crear cotizaciones personalizadas con precios consistentes, incluyendo los descuentos disponibles. Se pueden configurar reglas de precios avanzadas para manejar descuentos por volumen, suscripciones por porcentaje del total, precios de contratos pre-negociados y precios para canales y socios. Con los sistemas CPQ, los usuarios pueden asegurar que sus precios sean precisos y optimizados.
Con solo unos pocos clics, los representantes de ventas pueden crear cotizaciones, enviarlas por correo electrónico e incluir una firma electrónica o integrarse con software de firma electrónica para cerrar el trato. El software CPQ automáticamente incorpora los productos y precios configurados, uniendo todo el proceso y asegurando consistencia a lo largo de la experiencia del cliente.
¿Qué tipos de software CPQ existen?
Existen dos tipos principales de software CPQ, y se centran en el método de implementación del sistema. Dependiendo de las necesidades del negocio, se puede seleccionar una herramienta CPQ local o una herramienta CPQ SaaS basada en la nube.
CPQ basado en la nube
Este tipo de software de cotización cae bajo la categoría de SaaS. Los sistemas CPQ basados en la nube permiten a los equipos trabajar dentro del programa desde cualquier lugar en múltiples dispositivos. El modelo de precios basado en suscripción del software CPQ basado en la nube suele ser atractivo para las empresas que esperan un rápido crecimiento o que tienen vendedores que viajan con frecuencia.
CPQ local
Un software CPQ local solo puede ser accedido en una computadora donde el hardware está instalado. Este tipo de sistema CPQ ofrece más seguridad y puede ser utilizado con una conexión a internet. También permite una mayor configuración personalizada del software por parte del cliente.
¿Cuáles son las características comunes del software CPQ?
Las siguientes son algunas de las características principales dentro del software CPQ:
Compatibilidad con CRM: La mayoría de los productos de configuración y cotización están diseñados para trabajar con al menos una herramienta de gestión de relaciones con clientes (CRM) existente. Algunos son nativos de sistemas CRM específicos, mientras que otros están diseñados para integrarse con múltiples productos CRM. Si una empresa utiliza software CRM, es vital elegir una plataforma CPQ que opere sin problemas con ella.
Personalización: Cada empresa tendrá su propio conjunto de necesidades para su software CPQ: diferentes productos, descuentos, paquetes y más. El producto que un usuario seleccione debe ser capaz de satisfacer todas las necesidades de su equipo de ventas y los productos que ofrecen.
Móvil: La capacidad de los representantes de ventas para crear cotizaciones en el campo a través de sus teléfonos inteligentes o tabletas puede reducir el tiempo de un ciclo de ventas. Es esencial entender la funcionalidad de la oferta móvil de un software de configuración y cotización y las diferentes plataformas en las que está disponible.
Contratos con marca: Los pequeños detalles, como el branding en los documentos de ventas, son muy importantes para impresionar a los clientes y cerrar tratos. A través de una solución CPQ, los usuarios pueden producir contratos y propuestas con el toque adicional de logotipos u otros identificadores de marca.
Otras características del software CPQ: Reglas Comerciales, Facilidad de Configuración para Administradores, Administración de Documentos, Comercio Electrónico, Agrupación, Internacionalización, Soporte Offline, Administración de Precios, Términos y Condiciones, Control de Versiones, y Configuración Visual.
¿Cuáles son los principales software CPQ para optimizar los procesos de ventas?
Al optimizar los procesos de ventas, estos son algunos de los software CPQ basados en las reseñas de usuarios de G2:
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Salesforce Revenue Cloud: Totalmente integrado con Salesforce CRM, ofrece ventas guiadas, renovaciones automáticas y reglas de precios dinámicas, lo que lo hace ideal para empresas que ya utilizan Salesforce.
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Oracle CPQ: Diseñado para grandes empresas, proporciona configuración avanzada, soporte de precios global y conocimientos impulsados por IA, asegurando escalabilidad y rendimiento.
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Dealhub.io: Ofrece una plataforma sin código con soluciones integradas de CPQ, CLM y facturación, con un Playbook de Ventas y DealRoom digital para procesos de ventas optimizados.
¿Cuáles son los beneficios del software CPQ?
El software CPQ tiene una serie de beneficios, como se menciona a continuación.
Simplificar el proceso de cotización: Muchas empresas requieren procesos de cotización extremadamente complejos debido a diferentes tipos de contratos y reglas comerciales. Con el software CQM, los usuarios pueden crear una cotización que automáticamente cumpla con cualquier parámetro limitante existente. Al configurar la herramienta según las necesidades de cotización de un usuario, pueden eliminar errores y permitir que los nuevos representantes de ventas comiencen a trabajar más rápido.
Reducir el tiempo de reducción de cotizaciones: Los usuarios de herramientas CPQ en la nube dicen consistentemente que el software proporciona un gran beneficio durante el proceso de cotización. El software almacena datos de precios y ventas, los representantes de ventas pueden crear cotizaciones precisas de manera consistente. Dado que todos los datos de ventas se encuentran en una ubicación central, los usuarios pueden eliminar las pilas y pilas de hojas de cálculo de Excel de su proceso de generación de cotizaciones. Esto reduce significativamente el tiempo de reducción de cotizaciones, permitiendo a los representantes de ventas pasar más tiempo vendiendo.
Optimizar el proceso de aprobación: Los procesos de aprobación de ventas pueden ser tediosos y desorganizados. El software CPQ puede automatizar este proceso de modo que en el momento en que se crea una cotización, se distribuya automáticamente a todos los empleados involucrados en el proceso de aprobación. Además, una vez que una cotización es aprobada por todas las partes, puede ser entregada electrónicamente al cliente. El software CPQ también permite al usuario configurar el proceso según sus necesidades. Así que si un representante de ventas quiere generar una cotización común sin precios especiales o detalles, esa cotización puede ir directamente a un cliente. Los usuarios también pueden configurar el software para activar la aprobación si se cotiza un cierto descuento. Dado que las herramientas CPQ admiten tantos escenarios de precios diferentes, los aprobadores no necesitan perder su tiempo en cada cotización, sino en aquellas que requieren una revisión más detallada.
Aumentar el tamaño promedio de los tratos mediante ventas cruzadas y ventas adicionales: En la etapa final del ciclo de ventas, los compradores a menudo están abiertos a ofertas adicionales presentadas a través de ventas cruzadas y ventas adicionales. El software CPQ automatiza el proceso de identificación de ofertas adicionales al proporcionar recomendaciones basadas en el historial de pedidos.
Obtener conocimientos de ventas: Dado que todos los datos de ventas están disponibles en una ubicación central, los equipos de ventas pueden obtener valiosos conocimientos sobre lo que está funcionando y lo que no. Estos datos son útiles para determinar cosas como la frecuencia con la que se descuentan los productos y cuánto tiempo lleva una aprobación de ventas. Los usuarios también pueden buscar transacciones de ventas anteriores, lo que puede ser útil para copiar, revisar y aclarar pedidos. Los sistemas CPQ ofrecen análisis en tiempo real para que los usuarios tengan una vista actualizada de las tendencias del mercado. Este tipo de información puede llevar a cerrar tratos más grandes más rápidamente.
Aumentar la efectividad de su equipo de ventas: Los vendedores solo pasan alrededor de un tercio de su tiempo vendiendo e interactuando con clientes potenciales. El resto del tiempo se dedica a llenar hojas de cálculo, desarrollar cotizaciones y atender diversas tareas administrativas que mantienen el negocio en funcionamiento. Sin embargo, implementar una herramienta CPQ en el lugar de trabajo de una empresa disminuye el tiempo dedicado a manejar la logística y aumenta las oportunidades para construir relaciones con los compradores. La automatización, por lo tanto, permite a los vendedores trabajar de manera más eficiente y dedicar más tiempo a la tarea más crucial en la venta: trabajar directamente con los clientes potenciales.
¿Quién utiliza el software CPQ?
Aunque las herramientas CPQ pueden ser ventajosas para el resultado final de un negocio, generalmente solo son empleadas por los departamentos de ventas dentro de grandes y medianas empresas. Las pequeñas empresas a menudo no invierten en esta herramienta debido a su costo y complejidad percibidos. Sin embargo, muchos proveedores han comenzado a ofrecer soluciones CPQ con un precio más atractivo para las pequeñas empresas. A medida que más pequeñas empresas deciden invertir en sistemas CPQ, se está volviendo claro que el software puede ser utilizado como una plataforma tanto para el crecimiento como para la mitigación de riesgos.
Empresas grandes y medianas: La mitigación de riesgos entra en juego cuando las empresas tienen procesos de ventas largos y complejos. Las empresas grandes a menudo tienen que lidiar con procesos de ventas complejos, lo que las hace propensas a errores. Dado el tamaño de un posible trato, un error en la cotización o el precio podría resultar en una pérdida considerable de ingresos. Además, estos tipos de procesos comerciales son largos, a menudo causando que los clientes se frustren, lo que podría resultar en la pérdida de un trato. Al implementar una herramienta CPQ, las empresas grandes pueden acortar el tiempo de espera para evitar perder un cliente en el camino.
Pequeñas empresas: Estas organizaciones a menudo no tienen procesos de ventas intrincados, lo que significa que a menudo hay menos riesgo en cuanto a pérdidas de ingresos durante el proceso de ventas. Debido a que hay menos riesgo que mitigar, los propietarios de pequeñas empresas pueden no ver el valor que las herramientas CPQ agregan. Sin embargo, más de estas empresas están aprendiendo que el software CPQ puede ser el impulso para un crecimiento acelerado. Una pequeña empresa generalmente requiere que sus empleados sean jugadores versátiles. Un vendedor puede pasar varias horas a la semana realizando tareas no relacionadas con la búsqueda de nuevas ventas, como ayudar al equipo de operaciones a coordinar los horarios de envío. Además, una de las tareas que puede ocupar una cantidad sustancial del tiempo de un vendedor es la fijación de precios y la cotización. Las pequeñas empresas con ambiciones de crecer deberían considerar invertir en una herramienta CPQ para permitir que sus equipos de ventas pasen menos tiempo creando cotizaciones y más tiempo vendiendo.
Software relacionado con el software CPQ
El software CPQ se utiliza junto con varias otras herramientas para mejorar la eficiencia y precisión del proceso CPQ. A continuación se presentan categorías que operan en conjunto con los sistemas CPQ:
Software CRM: El software de gestión de relaciones con clientes (CRM) es quizás el tipo más conocido de la categoría de aceleración de ventas, ya que es un repositorio central para la información del cliente y las actividades de ventas. Por esta razón, el software CPQ a menudo se integra con herramientas CRM para acceder a la información del cliente y ayudar con el proceso de cotización. Por ejemplo, los CRM almacenan la ubicación geográfica del cliente, y esto puede influir en parte en la cotización final.
Sistemas ERP: Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son responsables de gestionar todos los pasos del proceso de producción y distribución. Sincronizar los sistemas ERP con las herramientas CPQ efectivamente cierra la brecha entre ventas y operaciones. Al integrar los dos, la herramienta CPQ puede monitorear las tendencias de fabricación y distribución del producto y ofrecer cotizaciones más precisas y oportunas. Para las empresas que dependen en gran medida del comercio electrónico, la integración efectiva entre los sistemas ERP y esta herramienta de ventas es vital.
Desafíos con el software CPQ
El software CPQ puede presentar su propio conjunto de desafíos. Algunos de ellos se mencionan a continuación.
Cotizaciones inexactas por utilizar datos incorrectos: Un problema común que algunos pueden reportar con su sistema CPQ es la producción de cotizaciones que no cumplen con las expectativas. Esto casi siempre se debe a la importación de fuentes de datos desactualizadas o inapropiadas en el software. Por lo tanto, los líderes empresariales deben ser sabios en los datos que eligen importar a la herramienta.
Largo tiempo de implementación y gestión del cambio: Para los departamentos de ventas que han estado haciendo cotizaciones manuales, cambiar a usar una herramienta automatizada puede resultar en dolores de crecimiento significativos. Debido a que adoptar el software CPQ desarraiga la forma tradicional de producir cotizaciones, el proceso implica revisar los protocolos existentes y obligar a los vendedores a soportar cambios sustanciales en los procedimientos operativos.
Sobre o subconfiguración: Muchas empresas cometen el error de ver el software CPQ en términos de blanco y negro. Pueden pensar que necesitan usar soluciones listas para usar o crear configuraciones de productos altamente personalizadas. En realidad, cada trato es diferente y puede necesitar una u otra. Dado que algunos líderes de ventas no ven este matiz, sus departamentos pueden producir cotizaciones sobre o subconfiguradas.
Cómo comprar software CPQ
Recolección de requisitos (RFI/RFP) para software CPQ
Al buscar la herramienta CPQ adecuada, es esencial crear una lista larga basada en productos que cumplan con los requisitos básicos de las necesidades del negocio. Después de que la lista total de productos haya sido segmentada en función de características cruciales, se puede desarrollar una lista corta basada en características deseables, extras y requisitos de software específicos de la industria.
Comparar productos de software CPQ
Crear una lista larga
Para crear una lista larga, los compradores deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:
- Si la herramienta utiliza una arquitectura nativa híbrida. Un sistema CPQ híbrido será necesario para las empresas que lo sincronicen con múltiples herramientas CRM y ERP.
- Si el sistema utiliza un motor de configuración basado en reglas o en restricciones. Si los productos de uno requieren una cantidad significativa de configuración, un motor basado en restricciones será ideal.
- Si la herramienta puede ser accedida a través de la nube o solo en la computadora donde el hardware está instalado. Si los vendedores de una empresa están a menudo en la carretera para reunirse con clientes, una solución basada en la nube será más adecuada.
Crear una lista corta
Una vez que se crea una lista larga basada en características básicas de CPQ, una lista corta debe ser aún más reducida en función de características deseables y extras como:
- Inteligencia artificial y aprendizaje automático
- Características de contratos con marca
Realizar demostraciones
Los compradores deben programar llamadas con los proveedores de CPQ en la lista corta para asegurarse de que su producto sea el adecuado. La forma más infalible de tomar la decisión correcta es probar el software. Es importante preguntar a los proveedores cómo su producto aborda las necesidades más urgentes del negocio.
Selección de software CPQ
Elegir un equipo de selección
El equipo de selección debe incluir al CEO y otros ejecutivos de finanzas, ventas y TI. El CEO representará a toda la empresa y sus objetivos comerciales. Finanzas podrá determinar los costos y beneficios financieros de varias herramientas para determinar qué producto optimiza mejor los ingresos. Además, los líderes de TI determinarán si el producto se adapta bien a las pilas tecnológicas existentes y a la tecnología de la empresa. Lo más importante, los representantes del equipo de ventas podrán determinar qué producto CPQ se integra mejor con las responsabilidades diarias de los vendedores y las necesidades comerciales del departamento.
Negociación
Los proveedores traerán a su equipo más fuerte para cerrar el trato con un cliente potencial. Por lo tanto, es importante llegar al proceso de negociación con preguntas sobre ciertas características clave. Los compradores deben hacer preguntas sobre los costos y tarifas totales asociados con la compra, implementación y uso de una herramienta CPQ. Deben asegurarse de que los términos y condiciones se lean en su totalidad y se discutan para evitar sorpresas más adelante.
Decisión final
Podría ser útil crear una plantilla de puntuación que mida las diversas características mencionadas en la lista larga y corta, así como notas de las llamadas entre el cliente y el proveedor.
Tendencias del software CPQ
Aprendizaje automático
La inteligencia artificial se está volviendo cada vez más común en el espacio CPQ, especialmente con productos que son nuevos en el mercado. Los algoritmos se entrenan en función de la información que los vendedores proporcionan a partir de una serie de preguntas preprogramadas. Una vez que el sistema está entrenado, proporciona ventas guiadas, lo que puede implicar sugerir ciertas adiciones de accesorios a los pedidos de productos, desarrollar modelos de precios y predecir resultados basados en diferentes configuraciones y combinaciones de productos.
