En savoir plus sur Systèmes de point de vente pour restaurants
Qu'est-ce que les systèmes POS pour restaurants ?
Les systèmes POS pour restaurants sont essentiels pour assurer le bon fonctionnement d'un restaurant. Comme quiconque ayant travaillé dans un restaurant le sait, il y a beaucoup de pièces mobiles à la fois à l'avant et à l'arrière de la maison. Les opérations quotidiennes sont compliquées et peuvent impliquer tout, de la gestion des stocks et des achats, à la gestion des employés et à la planification des réservations pour les clients. Bien que le logiciel de gestion de restaurant soit destiné à être plus une solution de bout en bout, le logiciel de point de vente pour restaurant peut également contenir de nombreuses fonctionnalités similaires. L'un des principaux avantages des systèmes POS pour restaurants est la capacité d'intégration avec des logiciels importants tels que les outils de comptabilité, les plateformes de commande en ligne, les logiciels de gestion de la clientèle, et bien plus encore. L'inclusion d'un tiroir-caisse, d'un lecteur de codes-barres, et d'un support pour Android et iPad à utiliser soit au comptoir soit à table est un avantage supplémentaire.
Que signifie POS pour restaurant ?
POS pour restaurant signifie Point de Vente pour Restaurant. C'est un endroit dans le restaurant où une commande est prise du client, ou une transaction est complétée contre une commande passée. Le logiciel POS pour restaurant a une interface frontale et une interface arrière. L'interface frontale est là où la transaction est traitée au point de vente. L'interface arrière donne accès aux analyses, aux chiffres de vente, au suivi des stocks, et à d'autres informations pertinentes à utiliser par la direction.
Quels types de systèmes POS pour restaurants existent ?
Il existe principalement deux types de systèmes POS pour restaurants actuellement utilisés ; les systèmes POS traditionnels et les systèmes POS basés sur le cloud. Alors que la plupart des opérations technologiques étaient auparavant effectuées par des systèmes POS traditionnels, de plus en plus d'entreprises se tournent vers des systèmes basés sur le cloud pour leurs restaurants.
Système POS traditionnel
Les systèmes POS traditionnels, également connus sous le nom de systèmes POS sur site ou hérités, consistaient en des ordinateurs de bureau et d'autres pièces de matériel qui étaient connectés à Internet par un serveur distant installé séparément dans les locaux du restaurant. Ces systèmes sont traditionnels dans le sens où ils doivent être mis à jour manuellement et la plupart de leur sécurité et de leur stockage de données se font à l'intérieur des locaux du restaurant. Une fois qu'une commande est passée manuellement et qu'une facture est générée via une imprimante, le personnel de service doit ensuite coordonner avec le personnel de cuisine pour remplir le ticket.
Système POS basé sur le cloud
Les systèmes POS pour restaurants basés sur le cloud ou mobiles (Android/iOS) sont des systèmes POS tout-en-un qui offrent d'énormes avantages par rapport aux systèmes POS traditionnels. Ces systèmes POS conviviaux sont hébergés sur le cloud, donc toutes les données saisies sont enregistrées en temps réel. Ce logiciel peut être facilement installé sur un smartphone ou un iPad et placé au comptoir ou à table. La fonctionnalité basée sur le cloud permet un chemin de communication pratique et efficace en automatisant les tâches à chaque station ; de la prise de commande sans contact et de l'exécution d'un ticket, au traitement d'un paiement et à la planification d'une mise à jour. Ce logiciel offre également un support client 24h/24 et 7j/7 pour tout problème technique.
Quelles sont les fonctionnalités courantes des systèmes POS pour restaurants ?
Il existe plusieurs fonctionnalités qu'un logiciel POS pour restaurant fournit. Voici quelques fonctionnalités de base qui peuvent aider les utilisateurs de plusieurs façons :
Commande en ligne : Les clients adorent commander de la nourriture en ligne, il est donc logique de participer à cette tendance. Un système POS avec une fonctionnalité pour créer une commande en ligne intégrée à un portail de service de livraison tiers aide à tout garder au même endroit ainsi qu'à économiser du temps et de l'argent lorsqu'il s'agit de créer un site Web et d'éviter les frais de fournisseur. De plus, avec ces commandes passant directement par l'outil POS, les commandes sont moins susceptibles d'être perdues ou mises de côté au profit des clients sur place.
Commande à table : Puisqu'il est important de réduire l'utilisation de papier de nos jours, les systèmes POS aident les utilisateurs à passer au sans papier. Les systèmes POS avec des capacités mobiles permettent aux serveurs de passer des commandes directement dans le système à l'aide d'une tablette ou d'un téléphone mobile. Non seulement cela réduit les erreurs, mais cela augmente également l'efficacité car les commandes sont envoyées immédiatement à la cuisine. Il y a aussi la possibilité de kiosques de commande, permettant aux clients de passer leurs commandes directement dans le système POS et de contourner complètement les serveurs. C'est idéal pour les restaurants où les clients commandent au comptoir, libérant ainsi les caissiers pour aider à préparer les commandes plus rapidement.
Gestion des stocks : Lier les fonctions de l'arrière et de l'avant de la maison est crucial, et de nombreux systèmes POS pour restaurants incluent des fonctionnalités de gestion des stocks qui permettent aux utilisateurs de rester au top de l'approvisionnement et des achats. Dans de nombreux outils, cela est automatisé de sorte que chaque article commandé est automatiquement retiré de l'inventaire du restaurant. Avec un rapport précis de ce qui est disponible, les utilisateurs pourront économiser plus d'argent en commandant uniquement ce qui est nécessaire tout en réduisant le gaspillage.
Création de menu : Créer un menu peut être une tâche complexe, mais les systèmes POS pour restaurants permettent aux utilisateurs de voir leur inventaire et de créer un menu approprié. Avec le menu déjà dans le système POS, les serveurs peuvent facilement passer des commandes, surtout si ce menu est organisé de manière intuitive spécifiquement pour le flux de travail du restaurant.
Plans de salle : L'avantage d'un système POS est que les utilisateurs peuvent placer dynamiquement les clients à mesure que les tables deviennent disponibles. Avec la capacité de suivre les réservations et de savoir quelles tables sont réservées au début du service, il devient beaucoup plus facile de placer les clients sans réservation. Le système peut également permettre aux utilisateurs de voir à quel point une table est proche de la fin, les aidant à éviter de donner des temps d'attente inexacts et potentiellement perdre des clients.
Rapports de qualité : Divers rapports aident les utilisateurs à gérer leurs entreprises de manière plus intelligente car ils fournissent des informations clés sur ce qu'ils font bien et ce qu'ils pourraient avoir besoin d'améliorer. Peut-être qu'un certain élément de menu est commandé beaucoup moins souvent que d'autres. Il est peut-être temps de le retravailler ou de le retirer du menu. Les rapports peuvent également aider avec les coûts de main-d'œuvre en déterminant quels quarts de travail ont le plus d'activité et nécessitent donc le plus de serveurs. Les rapports fournissent une vue d'ensemble de l'entreprise et sont donc extrêmement utiles pour créer un plan.
Programmes de fidélité : Le marketing est important pour chaque petite entreprise, surtout lorsqu'il n'y a pas beaucoup de fonds supplémentaires disponibles pour le financer. Les programmes de fidélité sont donc un moyen facile d'assurer la fidélisation des clients. En utilisant un outil POS avec un programme de fidélité intégré, les utilisateurs peuvent créer des cartes-cadeaux, des cartes de fidélité, ou tout autre programme de fidélité rapidement et facilement pour s'assurer que les clients reviennent et dépensent plus.
Matériel : De nombreux systèmes POS sont livrés avec des options matérielles telles que des tiroirs-caisses, des tablettes, des lecteurs de cartes et des imprimantes de reçus. Le matériel peut être coûteux, il est donc essentiel que tout matériel fonctionne bien avec le logiciel acheté. Il est également important que le matériel soit fiable et durable car il sera idéalement beaucoup utilisé. Parce que le matériel peut représenter une dépense importante, les utilisateurs peuvent être réticents à acheter plus que le strict minimum, mais leur restaurant fonctionnera plus efficacement s'ils achètent suffisamment de matériel pour que les employés ne se partagent pas les équipements.
Comptabilité : Suivre combien d'argent entre et comment il est utilisé est crucial pour toute entreprise. Les fonctionnalités de comptabilité dans un système POS facilitent le suivi de chaque transaction, le suivi des achats, et la surveillance des dépenses générales. Plus les finances d'une entreprise sont organisées, plus il est facile de se concentrer sur les opérations quotidiennes du restaurant.
Quels sont les avantages des systèmes POS pour restaurants ?
Gérer une entreprise de restauration réussie nécessite une compréhension approfondie de l'image de marque, des besoins des clients, et de ses offres de services. Les systèmes POS offrent de nombreux avantages qui peuvent suivre ces indicateurs et aider les entreprises à rester en avance sur la concurrence.
Avantages pour les propriétaires : Avec un logiciel POS pour restaurant en place, les propriétaires peuvent surveiller les ventes, vérifier l'utilisation des stocks, et suivre le comportement du personnel sans présence physique sur le site. De plus, il contribue aux efforts de marketing du restaurant avec des fonctionnalités spécifiques telles que les programmes de fidélité, les cartes-cadeaux, les récompenses clients, les outils de messagerie, les promotions ciblées, et plus encore. Il aide à identifier et à résoudre tous les problèmes qui peuvent affecter le résultat net et à formuler une stratégie pour les aborder.
Avantages pour le personnel : Le logiciel POS aide à prendre les commandes, à communiquer ces commandes à la cuisine, et à fournir un service rapide aux clients. Il aide les chefs à potentiellement créer des menus et à indiquer quels éléments de menu ne sont plus disponibles à mesure que le service progresse. L'avantage est que les serveurs peuvent créer, diviser, ou rembourser des chèques rapidement et facilement. Il inclut également une fonctionnalité de pointage, avec le personnel se connectant et se déconnectant selon leurs horaires sur un terminal POS. Dans l'ensemble, il assure une sécurité financière plus forte et une gestion du temps rationalisée.
Avantages pour les clients : Les résultats de toutes les actions qu'un logiciel POS prend en charge conduisent à une augmentation de la satisfaction des clients, de la fidélisation, de la fréquentation du restaurant. La réduction du temps d'attente, les options de commande autonome, l'exécution des commandes correctes, les factures électroniques, les processus de paiement sans contact, les offres et les réductions sont quelques-uns des avantages qu'un client obtient grâce à l'effort conjoint du logiciel POS et des restaurants.
Qui utilise les systèmes POS pour restaurants ?
Serveurs : Le logiciel POS pour restaurant est principalement utilisé par les serveurs et les caissiers de restaurant pour passer des commandes et traiter les paiements.
Gestionnaires : Avec des fonctionnalités supplémentaires telles que la comptabilité ou les réservations de restaurant, les gestionnaires et propriétaires de restaurant peuvent garder un œil sur leur entreprise.
Clients : Les clients peuvent même être en mesure de passer leurs commandes en utilisant un système POS iPad monté à la table ou des terminaux POS autour du restaurant.
Personnel de cuisine : Les systèmes POS affectent également la cuisine, car de nombreux systèmes POS incluent ou interfacent avec un système de billetterie pour aider à organiser les commandes et fournir un service rapide aux clients.
Quelles sont les alternatives aux systèmes POS pour restaurants ?
Des alternatives qui peuvent remplacer ce type de logiciel, soit partiellement soit complètement :
Logiciel de gestion de restaurant : Le logiciel de gestion de restaurant contient des fonctionnalités POS parmi d'autres fonctionnalités supplémentaires pour gérer le restaurant. Ce sont des solutions de bout en bout qui suivent les stocks, la paie, les commandes, et les analyses. Le logiciel de gestion de restaurant sert à suivre les processus en coulisses dans un restaurant plutôt que de simplement s'occuper des tâches orientées client.
Logiciels liés aux systèmes POS pour restaurants
Des solutions connexes qui peuvent être utilisées avec ce logiciel incluent :
Logiciel de planification de restaurant : Le logiciel de planification de restaurant aide à organiser le calendrier de la main-d'œuvre d'un restaurant. Il aide à créer des calendriers et à suivre le statut actuel des employés travaillant dans le restaurant. Lors de changements de quart de dernière minute, ce logiciel de planification aide à organiser les quarts et à informer le personnel par SMS. Le logiciel de planification peut facilement être intégré aux systèmes POS ou au logiciel de gestion de restaurant pour bénéficier d'un ensemble de fonctionnalités.
Logiciel de gestion des stocks et des achats pour restaurants : Ce logiciel aide les entreprises de restauration à gérer leur inventaire alimentaire, ce qui aide à contrôler les coûts triviaux causés par le gaspillage alimentaire. Il maintient les informations d'inventaire, garde les détails des fournisseurs, et numérise les factures et reçus pour une comptabilité plus facile. Il équilibre également les revenus entrants avec le coût des matières premières achetées. De plus, le logiciel de gestion des stocks pour restaurants peut être intégré aux systèmes POS pour restaurants.
Défis avec les systèmes POS pour restaurants
Le logiciel POS présente son propre ensemble de défis. Cela pourrait être pendant les phases de mise en œuvre ou d'exploitation. Cependant, ces défis peuvent être surveillés et surmontés en suivant les étapes nécessaires.
Mises à niveau du système : Le logiciel POS pourrait nécessiter des mises à jour fréquentes. Passer à de nouvelles versions à partir d'une ancienne version exige non seulement du temps et de l'expertise, mais crée également de la confusion dans l'esprit des utilisateurs. Les utilisateurs pourraient recevoir des mises à jour système au milieu des heures de restaurant, ce qui pourrait ralentir les processus sur le POS. Bien que ces mises à jour soient nécessaires pour un fonctionnement fluide, il est nécessaire de s'assurer de planifier ces mises à jour à un moment qui n'interférerait pas avec les heures de restaurant.
Connectivité Internet : De nombreux systèmes POS nécessitent une connexion Internet. Si Internet s'éteint soudainement, cela pourrait créer des problèmes pour accepter les commandes, traiter les commandes, accepter les paiements, etc. Une connexion Internet constante est essentielle pour un fonctionnement ininterrompu. Il existe également des logiciels POS avancés qui ne nécessitent pas de connexion Internet. Il est toujours préférable d'avoir quelque chose qui peut fonctionner à la fois en mode en ligne et hors ligne.
Problème de fraude/sécurité : Le POS pour restaurant permet plusieurs méthodes de paiement pour les clients. Avec l'utilisation croissante des paiements par carte de débit/crédit, il existe un risque de fraude en ligne. Par conséquent, il est obligatoire d'avoir des systèmes POS conformes EMV et des passerelles de paiement conformes PCI pour assurer la sécurité des transactions. Les acheteurs doivent s'assurer que le logiciel du fournisseur répond à tous les critères nécessaires avant de l'implémenter dans le restaurant.
Quelles entreprises devraient acheter des systèmes POS pour restaurants ?
Fournisseurs de services alimentaires : Ce logiciel POS n'est pas seulement limité aux restaurants mais aussi à d'autres fournisseurs de services alimentaires comme les centres de restauration rapide, les cafés, les camions de nourriture et les chariots de nourriture, les cuisines en nuage, les boulangeries et les confiseries, les pubs et les bars, les glaciers, etc. Tous les fournisseurs de services alimentaires intéressés par l'automatisation de leurs tâches quotidiennes simples comme la commande en ligne, la modification des commandes, et le traitement des remboursements, le traitement des paiements, le contrôle des stocks, et plus encore, peuvent implémenter ce logiciel dans leurs entreprises.
Combien coûtent les systèmes POS pour restaurants ?
Le coût d'un système POS pour restaurants peut varier en fonction des fonctionnalités qu'il offre ou des fonctionnalités qu'il prend en charge. Il coûte généralement entre 40 $ et 150 $ par mois en tant que frais d'abonnement par terminal. Le coût des intégrations matérielles comme les tablettes, les tiroirs-caisses, les imprimantes, et autres pourrait atteindre jusqu'à 1000 $ pour des frais de paiement unique
Le logiciel POS basé sur le cloud est généralement facturé sur une structure de tarification par abonnement mensuel. De nombreux fournisseurs offrent des réductions si le logiciel est souscrit annuellement ou peuvent facturer une prime pour l'ajout de fonctionnalités supplémentaires. Les systèmes POS traditionnels ou sur site peuvent coûter une somme d'argent importante car ils n'incluent pas de forfaits d'abonnement et sont généralement utilisés pour plus d'un terminal avec des entreprises de restauration opérant dans plusieurs sites sous une même marque.
Mise en œuvre des systèmes POS pour restaurants
Comment les systèmes POS pour restaurants sont-ils mis en œuvre ?
Les restaurants peuvent mettre en œuvre un système POS soit au début de leur activité, soit ils peuvent passer d'un fournisseur à un autre. Le système POS aide à remplacer la méthode traditionnelle de registre pour documenter les commandes, vérifier les stocks, et calculer les revenus. Une fois qu'un fournisseur est finalisé pour l'intégration, une équipe désignée du fournisseur et de l'acheteur se réunit et initie le processus de mise en œuvre.
Qui est responsable de la mise en œuvre des systèmes POS pour restaurants ?
La mise en œuvre du logiciel est généralement gérée par l'ingénieur de service du côté des fournisseurs dans le cas des restaurants de petite et moyenne taille. Alors que, dans le cas des restaurants qui font partie de grandes chaînes hôtelières, la mise en œuvre est gérée par des experts techniques des fournisseurs ou des partenaires en collaboration avec l'équipe technique interne de l'hôtel.
Quand devriez-vous mettre en œuvre des systèmes POS pour restaurants ?
Le logiciel POS peut être mis en œuvre soit au début d'une nouvelle entreprise, soit en cours de route. Les acheteurs doivent s'assurer que le processus de mise en œuvre n'interfère pas avec le fonctionnement quotidien du restaurant. Il est donc recommandé de planifier un moment approprié après les heures d'ouverture ou pendant les jours de congé hebdomadaires qui ne perturbent pas le calendrier régulier et rendent le processus entier fluide.
Tendances des systèmes POS pour restaurants
Commande en ligne
Commander de la nourriture en ligne est une grande tendance et une tendance qui ne disparaîtra probablement pas de sitôt. Si un restaurant n'offre pas de commande en ligne, il risque de passer à côté d'une énorme quantité de revenus potentiels. Heureusement, le logiciel POS pour restaurant facilite la création d'un portail de commande en ligne avec un effort minimal de la part de l'utilisateur.
Gestion des tables
Le logiciel POS basé sur le cloud simplifie la synchronisation de plusieurs appareils mobiles afin que les serveurs puissent abandonner le carnet de tickets et utiliser une tablette ou un téléphone mobile pour passer des commandes. Avec la vitesse et la précision accrues, il est compréhensible pourquoi de plus en plus de restaurants à service complet mettent en œuvre cette solution.
POS basé sur tablette
La plupart des systèmes POS sont optimisés pour fonctionner sur un iPad ou des tablettes similaires, permettant aux propriétaires de restaurants d'économiser de l'argent en étant facilement remplaçables et ne nécessitant pas de souris ou de clavier d'ordinateur. Les tablettes sont également portables et faciles à installer, ce qui les rend idéales si l'utilisateur souhaite essayer de nouvelles dispositions ou former de nouveaux employés.
Libre-service client
Avec les systèmes POS basés sur le cloud, des kiosques peuvent facilement être installés pour que les clients puissent passer des commandes à leur convenance. Tout comme la commande en ligne, les clients sont intéressés par des services à la demande qui réduisent les temps d'attente.
Comment acheter des systèmes POS pour restaurants
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour les systèmes POS pour restaurants
Trouver le meilleur logiciel POS pour restaurant pour l'entreprise est essentiel. Il existe une variété de logiciels POS pour chaque type de restaurant. Les restaurants de petite taille, qu'ils soient fixes ou mobiles, opérant sur un seul site nécessiteraient un type de logiciel très basique qui répondrait à des besoins spécifiques. De même, les restaurants de taille moyenne qui sont en pleine croissance nécessiteraient un logiciel qui répondrait à leurs commandes à volume élevé et fournirait des fonctionnalités nécessaires comme le contrôle des stocks, la commande en ligne, les rapports et les analyses, et d'autres. Les restaurants de grande taille opérant dans plusieurs sites devraient rechercher un logiciel POS avec des fonctionnalités lucratives avec accès à la gestion de plusieurs sites.
Les acheteurs doivent faire des recherches approfondies et demander aux fournisseurs toutes les informations nécessaires via un devis ou des RFI/RFP avant d'acheter tout type de logiciel. La solution doit répondre à leurs besoins commerciaux, donc une fois qu'un devis ou des RFI/RFP est reçu, une analyse comparative des fonctionnalités offertes par le fournisseur doit être mappée par rapport aux problèmes que le logiciel va résoudre. Les acheteurs doivent également examiner attentivement les offres de prix du fournisseur. Étant donné que la plupart des logiciels POS sont proposés sous forme d'abonnement ou de frais mensuels au lieu d'un paiement unique, les acheteurs doivent prendre en compte tous les attributs essentiels avant de faire un achat. Une voie de communication claire doit être établie entre l'acheteur et le fournisseur pour un accord commercial réussi.
Comparer les produits logiciels POS
Créer une longue liste
Une longue liste peut être créée pour sélectionner certains fournisseurs dont les offres sont exactement alignées avec les besoins de l'acheteur. Elle élimine les logiciels qui ne prennent pas en charge les fonctionnalités critiques. Par exemple, un logiciel POS qui ne prend pas en charge les analyses et les rapports pour une entreprise de restaurant de taille moyenne ou grande ne se qualifie pas pour être sur la longue liste car il manque une fonctionnalité non négociable. Il est donc recommandé d'examiner et de sélectionner les fournisseurs en fonction de leurs offres de produits/services, des avis et des évaluations qu'ils ont reçus d'autres acheteurs, et de la réputation générale qu'ils ont dans la catégorie.
Créer une courte liste
Une courte liste est préparée en réduisant le nombre de fournisseurs moins pertinents de la longue liste. Cela doit être fait en comprenant profondément les besoins commerciaux et en les mappant par rapport aux fonctionnalités logicielles, en gardant à l'esprit le coût associé à chacun d'eux. Dans les cas où les fournisseurs ne répondent pas aux RFI, ils sont éliminés directement. Par exemple, sur 10 fournisseurs sélectionnés pour la longue liste, les acheteurs doivent faire un effort pour la réduire à cinq fournisseurs spécifiques pour la courte liste qui répondraient à leurs besoins commerciaux sur place avec une offre de prix souhaitable. Les utilisateurs ne doivent pas ignorer les fonctionnalités les plus importantes requises lors de la prise de décisions d'achat finales.
Conduire des démonstrations
Il est essentiel de réaliser des démonstrations logicielles avant de sélectionner un fournisseur final. Cela garantit la compatibilité logicielle et évite les confusions inutiles de dernière minute. Les acheteurs, avec l'aide des départements informatiques internes ou des experts informatiques externalisés, peuvent initier le processus de démonstration. Dans la plupart des cas, les fournisseurs fournissent tout le support nécessaire pour un test de démonstration réussi.
Sélection des systèmes POS pour restaurants
Choisir une équipe de sélection
Il y a peu de place pour avoir une équipe de sélection appropriée dans les restaurants de petite et moyenne taille, ils dépendent donc des experts informatiques externalisés pour tous les besoins informatiques. Dans la plupart des cas, il revient au propriétaire d'évaluer le bon logiciel pour l'entreprise. Les restaurants de grande taille qui font partie de grandes chaînes hôtelières ont généralement une gestion en place et ont des départements informatiques séparés comme toute autre organisation. Dans de tels systèmes, il est facile de former une équipe de sélection composée d'employés qui utiliseront le logiciel, d'un cadre qui gère le budget, de personnel informatique qui évalue les spécifications techniques, et de la direction qui s'occupe du processus global.
Négociation
La négociation du bon type de système POS dépend des prix offerts par le fournisseur pour arriver à un prix final. Cela se produit généralement entre deux fournisseurs sélectionnés dont l'un remporte l'affaire. La négociation finale doit être faite en tenant compte d'attributs tels que la qualité du service et du support, les fonctionnalités supplémentaires offertes, et les gammes de prix qui conviennent au package.
Décision finale
La décision finale doit être basée sur l'analyse de toutes les informations recueillies auprès du fournisseur et en regardant le bon ajustement du produit dans l'entreprise.